Khi đưa một sản phẩm mới ra thị trường, doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến chất lượng, bao bì, giá bán hay chiến lược marketing mà còn phải chú ý đến các thủ tục pháp lý liên quan. Trong đó, công bố sản phẩm là một vấn đề được nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh đặc biệt quan tâm.
Trước yêu cầu này, nhiều chủ cơ sở thường đứng trước hai lựa chọn: tự thực hiện thủ tục công bố sản phẩm để tiết kiệm chi phí hoặc thuê dịch vụ chuyên nghiệp để giảm thời gian và hạn chế sai sót.
Vậy phương án nào phù hợp hơn? Hãy cùng phân tích những ưu điểm, hạn chế của từng lựa chọn trước khi đưa ra quyết định.
1. Công bố sản phẩm là gì?
Công bố sản phẩm có thể hiểu là thủ tục pháp lý nhằm đưa một số loại sản phẩm thuộc diện quản lý vào lưu thông trên thị trường theo quy định.
Tùy thuộc vào từng nhóm sản phẩm, nguồn gốc và các quy định áp dụng, doanh nghiệp có thể thuộc trường hợp tự công bố sản phẩm hoặc đăng ký bản công bố sản phẩm.
Đây là điểm đầu tiên doanh nghiệp cần xác định chính xác. Không nên áp dụng một cách máy móc cùng một quy trình cho tất cả các sản phẩm.
Hồ sơ có thể bao gồm các tài liệu liên quan đến doanh nghiệp, thông tin sản phẩm, nhãn sản phẩm, tiêu chuẩn áp dụng, phiếu kiểm nghiệm và những giấy tờ khác tùy từng trường hợp.
Chính vì vậy, nếu không có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể mất khá nhiều thời gian để tìm hiểu và chuẩn bị hồ sơ.
2. Tự thực hiện công bố sản phẩm có ưu điểm gì?
Lợi ích đầu tiên của việc tự thực hiện là tiết kiệm chi phí dịch vụ.
Doanh nghiệp không phải trả thêm khoản phí cho đơn vị tư vấn hoặc đơn vị nhận làm hồ sơ. Nếu doanh nghiệp đã có bộ phận pháp chế hoặc nhân sự thường xuyên xử lý thủ tục hành chính, đây có thể là phương án hợp lý.
Bên cạnh đó, tự thực hiện giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát toàn bộ hồ sơ. Nhân sự trực tiếp phụ trách có thể nắm rõ thông tin về sản phẩm, quy trình nội bộ và các giấy tờ liên quan.
Việc tự thực hiện cũng giúp doanh nghiệp tích lũy kinh nghiệm. Sau khi hoàn thành một hoặc một số hồ sơ, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình nội bộ để áp dụng cho những sản phẩm tiếp theo.
Tuy nhiên, những lợi ích này chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp có đủ thời gian và nhân sự có khả năng nghiên cứu, cập nhật quy định.
3. Hạn chế khi tự làm hồ sơ
Khó khăn lớn nhất là mất thời gian tìm hiểu quy định.
Đối với doanh nghiệp lần đầu thực hiện, việc xác định sản phẩm thuộc hình thức công bố nào, cần giấy tờ gì, kiểm nghiệm ra sao và chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu nào có thể không đơn giản.
Chỉ một thông tin không thống nhất giữa các giấy tờ cũng có thể khiến doanh nghiệp phải sửa đổi hoặc bổ sung.
Ngoài ra, quy định pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Nếu doanh nghiệp chỉ dựa vào kinh nghiệm của những hồ sơ cũ mà không cập nhật quy định hiện hành, nguy cơ áp dụng sai thủ tục là điều cần lưu ý.
Đặc biệt, với doanh nghiệp có nhiều sản phẩm, việc tự xử lý toàn bộ hồ sơ có thể làm nhân sự mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh khác.
4. Thuê dịch vụ làm công bố sản phẩm có lợi ích gì?
Ưu điểm nổi bật nhất của việc thuê dịch vụ là tiết kiệm thời gian và công sức.
Thay vì tự nghiên cứu từng bước, doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin và giấy tờ cần thiết cho đơn vị chuyên môn để được hỗ trợ rà soát, chuẩn bị hồ sơ.
Đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm thường có thể nhanh chóng xác định những tài liệu doanh nghiệp đang có, những giấy tờ còn thiếu và các nội dung cần điều chỉnh.
Một lợi ích khác là hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
Đối với doanh nghiệp mới thực hiện công bố sản phẩm, việc được tư vấn từ đầu có thể giúp tránh những lỗi cơ bản như thông tin sản phẩm không thống nhất, giấy tờ chưa đầy đủ hoặc chuẩn bị không đúng loại hồ sơ.
Ngoài ra, nếu hồ sơ phát sinh yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, doanh nghiệp có thể được đơn vị dịch vụ hỗ trợ xử lý theo phạm vi đã thỏa thuận.
5. Thuê dịch vụ có phải lúc nào cũng tốt hơn?
Không nhất thiết.
Nếu doanh nghiệp đã có bộ phận pháp chế chuyên nghiệp, có nhân sự am hiểu lĩnh vực sản phẩm và thường xuyên xử lý hồ sơ công bố, việc tự thực hiện có thể giúp tiết kiệm chi phí.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập hoặc chưa từng thực hiện thủ tục này thì thuê dịch vụ có thể là lựa chọn phù hợp hơn.
Điều quan trọng là doanh nghiệp phải lựa chọn đúng đơn vị cung cấp dịch vụ.
Không nên chỉ dựa vào tiêu chí giá rẻ. Một dịch vụ có mức phí thấp nhưng không bao gồm đầy đủ công việc cần thiết có thể khiến doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí trong quá trình thực hiện.
Trước khi ký hợp đồng, cần hỏi rõ dịch vụ bao gồm những nội dung nào, có hỗ trợ kiểm tra hồ sơ hay không, có hỗ trợ chỉnh sửa khi hồ sơ cần bổ sung hay không và những khoản phí nào chưa bao gồm trong báo giá.
6. Khi nào nên tự thực hiện?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc tự thực hiện nếu đáp ứng được các điều kiện sau:
- Có nhân sự am hiểu quy định pháp luật liên quan.
- Đã từng thực hiện thủ tục công bố sản phẩm.
- Có đủ thời gian để chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ.
- Có khả năng cập nhật những thay đổi của quy định pháp luật.
- Sản phẩm và hồ sơ không quá phức tạp.
- Doanh nghiệp muốn chủ động kiểm soát chi phí.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình nội bộ để kiểm soát hồ sơ và sử dụng kinh nghiệm đã có cho những lần tiếp theo.
7. Khi nào nên thuê dịch vụ?
Thuê dịch vụ thường phù hợp với các doanh nghiệp lần đầu công bố sản phẩm, chưa có nhân sự pháp chế hoặc đang cần tập trung nguồn lực cho hoạt động kinh doanh.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm cần thực hiện thủ tục trong cùng thời gian, việc thuê đơn vị chuyên môn có thể giúp giảm đáng kể khối lượng công việc.
Các doanh nghiệp nhập khẩu, phân phối sản phẩm hoặc có hồ sơ liên quan đến nhiều loại giấy tờ cũng nên cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để được rà soát ngay từ đầu.
8. Chi phí có phải yếu tố quyết định?
Chi phí là yếu tố cần cân nhắc nhưng không nên là tiêu chí duy nhất.
Khi so sánh tự làm và thuê dịch vụ, doanh nghiệp cần tính cả chi phí nhân sự, thời gian nghiên cứu, chi phí đi lại, chi phí chỉnh sửa hồ sơ và nguy cơ kéo dài thời gian đưa sản phẩm ra thị trường.
Một dịch vụ có mức phí cao hơn nhưng giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và hạn chế sai sót đôi khi lại mang đến hiệu quả kinh tế tốt hơn.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp có sẵn nhân sự chuyên môn thì tự thực hiện có thể là lựa chọn tiết kiệm.
9. Những điều cần lưu ý khi thuê dịch vụ
Trước khi lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ công bố sản phẩm, doanh nghiệp nên kiểm tra:
Một là, năng lực và kinh nghiệm: Ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm trong đúng lĩnh vực sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh.
Hai là, báo giá minh bạch: Cần biết rõ khoản phí dịch vụ bao gồm những gì và khoản nào có thể phát sinh.
Ba là, hợp đồng rõ ràng: Quy định cụ thể trách nhiệm của hai bên, thời gian thực hiện và phạm vi công việc.
Bốn là, bảo mật thông tin: Hồ sơ sản phẩm có thể chứa nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy vấn đề bảo mật cần được quan tâm.
Năm là, không tin vào cam kết thiếu cơ sở: Những lời quảng cáo như “đảm bảo 100%”, “không cần hồ sơ”, “không cần kiểm nghiệm” hoặc “làm trong thời gian cực ngắn” cần được kiểm tra kỹ trước khi quyết định.
10. Vậy nên thuê dịch vụ hay tự làm?
Không có một câu trả lời chung cho tất cả doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp có nhân sự chuyên môn, có kinh nghiệm và đủ thời gian, tự thực hiện có thể giúp tiết kiệm chi phí.
Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, thiếu nhân sự chuyên môn hoặc muốn giảm thời gian xử lý, thuê dịch vụ có thể là phương án phù hợp.
Điều quan trọng nhất là phải xác định đúng thủ tục áp dụng cho sản phẩm và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định hiện hành.
Kết luận
Công bố sản phẩm là một bước quan trọng trong quá trình đưa sản phẩm ra thị trường. Việc tự thực hiện hay thuê dịch vụ phụ thuộc vào quy mô, nguồn nhân lực, kinh nghiệm và yêu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.
Nếu có đủ chuyên môn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động thực hiện. Nhưng nếu chưa có kinh nghiệm, việc sử dụng một đơn vị tư vấn uy tín có thể giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
Đừng chỉ lựa chọn dựa trên giá rẻ. Hãy lựa chọn phương án giúp doanh nghiệp đúng quy định, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro trong quá trình đưa sản phẩm ra thị trường.