Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

22

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Ở nước ta hiện nay, công ty cổ phần là loại hình được đăng ký thành lập phổ biến nhất với những điểm ưu việt mà nó mang lại. Trong quá trình thành lập có những quy định mang tính bắt buộc doanh nghiệp phải có trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, trong đó địa chỉ công ty cũng không phải ngoại lệ, bởi vai trò của nó trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều trường hợp công ty cổ phần thay đổi địa chỉ đặt trụ sở để phù hợp với nhu cầu và tình hình hoạt động. Vậy thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần được pháp luật hiện hành quy định như thế nào? Luật Việt Phú kính mời quý khách hàng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi.

1. Công ty cổ phần là gì?

Công ty cổ phần là một loại hình doanh nghiệp được quy định trong Luật doanh nghiệp 2020, theo đó:

Thứ nhất,  vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;

Thứ hai, cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;

Thứ ba, cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

Thứ tư, cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật doanh nghiệp 2020.

Thứ năm, công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Cuối cùng, công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần, trái phiếu và các loại chứng khoán khác của công ty.

2. Quy định của pháp luật về trụ sở công ty cổ phần

Theo quy định của Luật doanh nghiệp hiện hành, công ty cổ phần là doanh nghiệp mà trong đó vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần, cổ đông trong công ty có thể là tổ chức, là cá nhân và số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế về số lượng tối đa.

Theo quy định tại khoản 12 Điều 4 Luật doanh nghiệp 2020 quy định: Doanh nghiệp Việt Nam là doanh nghiệp được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam và có trụ sở chính tại Việt Nam.

Ngoài ra, theo quy định tại khoản 13 Điều 4 Luật doanh nghiệp 2020 thì Địa chỉ liên lạc là địa chỉ đăng ký trụ sở chính đối với tổ chức; địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc hoặc địa chỉ khác của cá nhân mà người đó đăng ký với doanh nghiệp để làm địa chỉ liên lạc.

Như vậy, trụ sở chính của công ty cổ phần phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của công ty cổ phần được xác định theo địa giới đơn vị hành chính và có số điện thoại, số fax, thư điện tử nếu có.

Với vai trò là địa điểm giao dịch và diễn ra các hoạt động hàng ngày của công ty, để đảm bảo việc hoạt động của doanh nghiệp trên thực tế diễn ra ổn định, khi thành lập công ty cổ phần cũng tương tự như các công ty khác cần phải đăng ký về trụ sở chính do đó khi có sự thay đổi về địa chỉ này cần phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần theo quy định.

3. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Việc thay đổi địa chỉ công ty cổ phần được thực hiện trong 02 trường hợp, cụ thể:

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cổ phần cùng quận, huyện nội thành thì chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi với sở kế hoạch và đầu tư nơi công ty có trụ sở sẽ chuyển đến, hồ sơ gồm có:

– Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của công ty, trong nội dung thông báo gồm: Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế); địa chỉ trụ sở chính của công ty dự định sẽ chuyển đến; họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần;

– Có quyết định Đại Hội đồng cổ đông của công ty;

– Biên bản họp Hội đồng Đại hội đồng cổ đông;

– Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục này.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cổ phần khác quận, huyện trước tiên công ty cần làm thủ tục để chốt thuế chuyển địa điểm tại chi cục thuế mà công ty cổ phần đang đặt trụ sở.

Tiếp đó chờ có kết quả từ cơ quan thuế thì  sẽ nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cổ phần tại sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp sẽ chuyển đến, hồ sơ gồm:

– Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh của công ty;

– Có quyết định của Đại Hội đồng cổ đông công ty cổ phần;

– Biên bản Họp Hội đồng Đại hội đồng cổ đông của công ty;

– Trong trường hợp ủy quyền thì cần phải có văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục này.

Để đảm bảo việc chuẩn bị hồ sơ dễ dàng được cơ quan đăng ký doanh nghiệp chấp thuận, đối với các giấy tờ yêu cầu phải sử dụng mẫu như thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì cần phải sử dụng đúng mẫu theo quy định.

Trên thực tế, rất nhiều trường hợp hồ sơ giấy tờ chuẩn bị rất đầy đủ, tuy nhiên các mẫu văn bản lại không đúng quy định của các văn bản hướng dẫn, đối với các trường hợp như vậy hồ sơ sẽ bị trả lại và yêu cầu hoàn thiện, bồ sung, như vậy sẽ rất mất thời gian trong việc thực hiện thủ tục này.

Theo đó có thể thấy được rằng trong trường hợp chuyển địa điểm công ty cổ phần khác quận, huyện thì sẽ cần phải thực hiện thêm một bước nữa là làm thủ tục chốt thuế trước khi nộp hồ sơ để thực hiện thay đổi địa chỉ của công ty.

4. Trình tự thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Căn cứ theo quy định tại Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các quy định hiện hành, việc thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần cần được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:

– Trước khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở thì công ty cần phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế (đối với các trường hợp thay đổi địa chỉ sang Quận, Huyện khác)

– Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty trong thời hạn là 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

– Trong trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính của công ty đến nơi khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi công ty đã đăng ký thì công ty phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi mà công ty đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo đó cần phải có đầy đủ hồ sơ như đã nêu ở nội dung trên.

– Công ty cần nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại phòng Đăng ký kinh doanh nơi mà công ty đặt trụ sở chính hoặc người đại diện theo pháp luật phải nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

– Sau khi nhận được thông báo thì Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở mới sẽ trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây doanh nghiệp đã đăng ký.

– Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định hiện nay là ba ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ và hồ sơ hợp hệ.

5. Phí, lệ phí

Căn cứ theo quy định tại thông tư 47/2019/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp thì mức thu là 50.000 đồng/lần đối với hồ sơ được nộp trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh.